Cách chính xác để định dạng và lưu hồ sơ của bạn (Và tại sao nó lại quan trọng)

Dưới đây là các phông chữ nên sử dụng và tránh, cách đặt tiêu đề tệp và hơn thế nữa.

Cách chính xác để định dạng và lưu hồ sơ của bạn (Và tại sao nó lại quan trọng)

Mục tiêu đầu tiên của bạn khi nộp đơn xin việc là luôn giữ cho sơ yếu lý lịch của bạn không bị lạc trong cơ sở dữ liệu lớn của nhà tuyển dụng, nhưng điều này chắc chắn sẽ xảy ra. Nhiều nhà tuyển dụng và nhà tuyển dụng sử dụng một số hình thức của hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để sắp xếp, lưu trữ và truy cập đôi khi hàng triệu hồ sơ mà họ nhận được.



Hiểu một chút về cách các hệ thống đó hoạt động có thể giúp bạn tăng cơ hội đưa được hồ sơ đến bàn của người quản lý tuyển dụng – và một phần không được đánh giá cao đó là cách bạn định dạng và lưu tệp sơ yếu lý lịch mà bạn đang chuyển.


Có liên quan: Làm thế nào để lừa robot và nhận hồ sơ của bạn trước nhà tuyển dụng




Tại sao lại quan trọng định dạng sơ yếu lý lịch của bạn

ATS ra đời cách đây gần ba thập kỷ để giúp các nhà tuyển dụng tìm hồ sơ trong cơ sở dữ liệu ngày càng tăng của họ. Trong những ngày đầu, các chương trình ATS gặp vấn đề với việc xử lý chữ in nghiêng, dòng, hộp, in đậm, một số phông chữ, một số loại gạch đầu dòng và bảng — về cơ bản là tất cả các yếu tố hình ảnh cung cấp cho hồ sơ một cái nhìn chính xác, linh hoạt. Chúng ta đã đi được một chặng đường dài kể từ những ngày đầu tiên đó và may mắn thay, những lựa chọn định dạng như thế này không còn ảnh hưởng nhiều đến khả năng khám phá như trước đây nữa.



Hướng dẫn Tìm kiếm Việc làm Cơ bản bởi Martin Yate

Năm ngoái, tôi đã viết sơ yếu lý lịch cho một anh chàng tiếp thị sống ở Vienna, Áo. Sơ yếu lý lịch của anh ấy được xây dựng bằng các lưới và bảng, và sau khi tải nó lên 25 cơ sở dữ liệu, anh ấy đã có các cuộc phỏng vấn với tất cả bảy công ty mục tiêu hàng đầu của mình trong vòng hai tuần. Định dạng không có tác động tiêu cực nào và cảm giác chung cho tôi biết rằng mặc dù các công ty có xu hướng cập nhật các bản phát hành phần mềm mới, ngay cả khi không có, nhưng họ chắc chắn không sử dụng các nền tảng đã 27 năm tuổi.

Nhưng nếu bạn muốn bảo vệ các khoản đặt cược của mình, bạn có một vài lựa chọn: Bạn có thể đạt được giao diện tương tự mà không cần các yếu tố định dạng (lưới, bảng và những thứ tương tự) mà hầu hết các công cụ xử lý văn bản cung cấp, chỉ đơn giản bằng cách chỉnh sửa thụt lề và khoảng cách dòng; nó chỉ mất nhiều thời gian hơn. Hoặc bạn có thể lưu nó dưới dạng PDF để không có gì di chuyển xung quanh.



Tùy chọn thứ hai an toàn hơn. Trên thực tế, bất cứ khi nào bạn có lựa chọn sao chép và dán sơ yếu lý lịch của mình, từng phần hoặc tải lên toàn bộ tài liệu, hãy luôn chọn tùy chọn tải lên, vì nó cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn những gì mắt người sẽ nhìn thấy.


Có liên quan: Danh sách kiểm tra cuối cùng để nâng cấp kỹ thuật số hồ sơ của bạn


Thủ thuật gọn gàng và tiết kiệm nhanh

Khi bạn lưu tệp đó để tải lên, đây là một số điều đáng lưu ý:

  • Khi bạn gửi một sơ yếu lý lịch, cách bạn lưu nó sẽ trở thành một phần trong thông điệp của bạn. Resume.doc không nói gì; đặt tiêu đề cho tài liệu của bạn Giám đốc bán hàng / ABC Corp.doc và cân nhắc cả tên của bạn.
  • Đôi khi các nhà tuyển dụng sử dụng Windows Search hoặc Apple’s Spotlight để tìm tài liệu. Biết được điều này có thể mang lại cho bạn một lợi thế. Trong Microsoft Word, dưới menu Tệp, chọn Thông tin Tóm tắt và chèn các từ khóa và cụm từ bằng dấu chấm phẩy vào giữa chúng trong trường từ khóa. Trên máy Mac, menu Tệp có thể giúp bạn tìm thấy khả năng tương tự này trong Tóm tắt.
  • Các phiên bản ATS cũ hơn không thể đọc thông tin đầu trang và chân trang, vì vậy đừng bao giờ đặt thông tin liên hệ ở đó.
  • ATS không thích bất ngờ. Bạn sẽ thành công hơn với sơ yếu lý lịch của mình khi sử dụng các phông chữ kinh doanh tiêu chuẩn như Times, Arial, Georgia, Impact, Courier, Lucinda, Palatino (Mac), Tahoma và Verdana.
  • Nếu bạn có các danh sách có dấu đầu dòng trong sơ yếu lý lịch của mình, hãy nhìn vào dấu đầu dòng và tránh xa các mũi tên, dingbats và dấu kiểm, vì một số hệ thống sẽ không thể nhận ra chúng.
  • Sử dụng các tiêu đề phần rõ ràng nhưng mang tính mô tả như Hồ sơ hiệu suất, Kỹ năng chuyên môn, Kinh nghiệm và Học vấn. Chúng không ảnh hưởng đến hiệu suất ATS và chúng giúp ích cho người đọc.



Bài viết này được chuyển thể từ Knock ’em Dead: Hướng dẫn Tìm kiếm Việc làm Cơ bản qua Martin Yate . Bản quyền năm 2017 của Martin John Yate, CPC, và được xuất bản bởi Adams Media, một bộ phận của Simon và Schuster. Được sử dụng bởi sự cho phép của nhà xuất bản. Đã đăng ký Bản quyền.