7 tiện ích bổ sung của Google Tài liệu sẽ thay đổi cách bạn làm việc

Nâng tầm trò chơi xử lý văn bản của bạn với các cải tiến của Tài liệu giúp tăng năng suất này.

7 tiện ích bổ sung của Google Tài liệu sẽ thay đổi cách bạn làm việc

Nếu bạn đang sử dụng Google Documents, rất có thể bạn là người yêu thích sự đơn giản. Rốt cuộc, Microsoft Word và dải băng tùy chọn tràn ngập của nó đã có sẵn để sử dụng — nhưng thay vào đó, bạn đã chọn sử dụng giải pháp thay thế gọn nhẹ của Google.



Tuy nhiên, sự thật là bạn không cần phải lựa chọn giữa thái cực này và thái cực khác. Bạn có thể gắn bó với thiết lập tương đối tối giản của Tài liệu và sau đó thêm vào một số tính năng bổ sung được lựa chọn cẩn thận để lấp đầy khoảng trống và làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút.

Đó chính xác là những gì mà hệ sinh thái tiện ích bổ sung Tài liệu của Google được thiết kế để thực hiện. Tất cả các tiện ích bổ sung của Tài liệu đều quá dễ dàng để bỏ qua và những tiện ích bổ sung tốt nhất rất đáng để bạn dành thời gian. Bảy tiện ích bổ sung của Tài liệu này có khả năng giúp bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện môi trường làm việc và cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc hơn. Và tốt nhất là? Không cần dải băng thừa.



(Tất cả các tiện ích bổ sung đều miễn phí trừ khi có ghi chú khác.)

1. Làm cho tài liệu của bạn tỏa sáng



Bạn đã bao giờ dán văn bản từ web vào tài liệu — hoặc có thể nhập tài liệu từ một chương trình xử lý văn bản khác — và sau đó thấy mình đang nhìn chằm chằm vào định dạng tồi tệ? Từ các liên kết không mong muốn đến các khoảng trống thừa ngẫu nhiên và ngắt dòng, việc dọn dẹp văn bản lộn xộn có thể là một cơn ác mộng lớn. Và công cụ Định dạng rõ ràng của Tài liệu không làm được gì nhiều ngoài những điều cơ bản.

Đó là nơi Trình dọn dẹp văn bản vào trong chơi. Tiện ích mở rộng cung cấp cho bạn các lệnh bằng một cú nhấp chuột để loại bỏ tất cả các loại văn bản khó hiểu, bao gồm các liên kết, dấu cách và dấu ngắt đáng sợ đó. Nó thậm chí có thể chuyển các dấu ngoặc kép thông thường thành các dấu ngoặc kép thông minh lạ mắt, nếu chúng phù hợp với phong cách của bạn.

Text Cleaner sẽ dọn dẹp tất cả các loại vấn đề định dạng mà không gặp rắc rối thông thường.

2. Tìm từ đồng nghĩa trong nháy mắt



Lần tới khi bạn cần theo dõi một từ mới, hãy tự tránh rắc rối khi mở tab mới và tìm kiếm (hoặc, Goog cấm, thực sự chọn một sách tham khảo vật lý và duyệt) và thay vào đó, đưa từ đồng nghĩa trực tiếp vào tài liệu Google Documents của bạn.

Người được đặt tên một cách khéo léo OneLook Thesaurus cho phép bạn tìm kiếm các từ đồng nghĩa mà không bao giờ rời mắt khỏi không gian làm việc đang hoạt động của mình. Bạn chỉ cần đánh dấu bất kỳ từ nào bạn muốn, kích hoạt tiện ích bổ sung và đắm mình trong ánh sáng của vốn từ vựng mới mở rộng của bạn.

Từ đồng nghĩa không bao giờ xa với OneLook Thesaurus được thêm vào môi trường Tài liệu của bạn.



OneLook thậm chí có thể cung cấp cho bạn các vần điệu — một tùy chọn bạn có thể chỉ sử dụng đôi khi nhưng giá trị của nó có giá trị vô số.

3. Lập biểu đồ một khóa học mới trong tài liệu của bạn

Nếu một bức ảnh có giá trị một nghìn từ, thì một biểu đồ tốt phải có giá trị ít nhất một triệu — vì vậy, hãy ngừng giới hạn bản thân trong đồ họa thô sơ của Google Tài liệu và thêm Sơ đồ Lucidchart vào thiết lập xử lý văn bản của bạn. Tiện ích bổ sung này mở rộng khả năng tạo đồ họa của Tài liệu theo cấp số nhân và giúp bạn dễ dàng tạo lưu đồ, sơ đồ Venn và hầu hết mọi thứ khác có thể tưởng tượng được và sau đó chèn trực tiếp sáng tạo của bạn vào tài liệu.

Lucidchart có rất nhiều công cụ hữu ích để đưa các hình minh họa tùy chỉnh vào Google Tài liệu.

Lucidchart được sử dụng miễn phí cho các cá nhân, với một số hạn chế. Các kế hoạch chuyên nghiệp không giới hạn có sẵn Trong khi đó, bắt đầu từ 95 đô la một năm, trong khi kế hoạch của nhóm bắt đầu từ 27 đô la một tháng cho ba người dùng.

4. Làm nổi bật những gì thực sự quan trọng

Nếu bạn thấy mình tô sáng nhiều văn bản — và / hoặc tô sáng bằng nhiều màu sắc — thì công cụ tiếp theo này là dành cho bạn. Nó được gọi, đúng hơn là Công cụ đánh dấu và nó cho phép bạn tạo một bảng các công cụ đánh dấu bằng một cú nhấp chuột trong một mảng các sắc thái, với các nhãn tùy chỉnh được đính kèm cho mỗi màu. Bạn có thể thiết lập các công cụ đánh dấu để thể hiện các kiểu nhấn mạnh khác nhau, các mức độ chỉnh sửa cần thiết khác nhau hoặc bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể yêu cầu.

Trình xử lý văn bản của bạn biến thành một hệ thống đánh dấu mạnh mẽ với tiện ích bổ sung Highlight Tool Docs.

cách xem giải thưởng đặt cược trực tuyến

Và việc áp dụng các điểm nổi bật chỉ là bước khởi đầu cho những gì Công cụ Highlight có thể làm. Tiện ích bổ sung này cũng cung cấp cho bạn khả năng thu thập tất cả văn bản của bạn với một màu đánh dấu cụ thể được đính kèm và sau đó trích xuất nó vào một bảng được sắp xếp gọn gàng — trong tài liệu hiện tại của bạn hoặc bên trong tài liệu mới. Nếu bạn muốn người khác có thể nhìn thấy nhãn tô sáng của mình và chỉnh sửa trong cùng một khuôn khổ, phần mềm cung cấp một cách dễ dàng để xuất và nhập cài đặt.

5. Tạo mã có thể quét trong Tài liệu

Bạn có biết rằng bạn có thể tạo tất cả các loại mã có thể quét tùy chỉnh ngay trong Tài liệu — mọi thứ từ mã bưu điện cho phong bì đến mã QR cho sách mỏng không? Các Trình tạo mã vạch & mã QR cho Tài liệu tiện ích bổ sung là chìa khóa để làm cho nó xảy ra.

Tiện ích bổ sung này đặt một bảng điều khiển vào trình xử lý văn bản của bạn, nơi bạn có thể định cấu hình tất cả các chi tiết cụ thể của mã của mình — bao gồm cả kích thước và màu sắc của mã. Từ đó, chỉ cần một vài cú nhấp chuột nhanh để truyền mã vào tài liệu của bạn, nơi nó sẽ sẵn sàng để in hoặc chia sẻ.

Bạn có thể tạo mã vạch và mã QR ngay trong Tài liệu bằng tiện ích bổ sung Trình tạo mã vạch & mã QR.

Tiện ích bổ sung Trình tạo mã vạch & mã QR đi kèm với 20 tín dụng tạo mã miễn phí. Nếu bạn muốn tạo nhiều mã hơn thế, bạn sẽ phải nạp 99 ¢ một tháng hoặc 8 đô la một năm để có quyền truy cập không giới hạn — hoặc thanh toán một lần 14 đô la để sử dụng suốt đời không giới hạn.

6. Mã đi một cách sạch sẽ hơn

Ngày nay, rất nhiều công việc liên quan đến làm việc với mã — có thể là CSS, HTML hoặc thậm chí là ngôn ngữ kỹ thuật hơn — nhưng Google Tài liệu không hoàn toàn lý tưởng để định dạng thân thiện với mã.

Một tiện ích bổ sung được gọi là Khối mã có thể thay đổi điều đó. Code Blocks chuyển đổi bất kỳ tài liệu nào thành môi trường mã hóa gốc, với tính năng đánh dấu phù hợp với ngôn ngữ và chủ đề màu sắc của bạn. Bằng cách đó, khi bạn cần đưa một đoạn mã vào tài liệu để chia sẻ, bạn có thể làm cho nó trông đẹp thay vì giống như một mớ hỗn độn khó giải mã.

Code Blocks làm cho bất kỳ loại mã nào trông giống như ở nhà trong một tài liệu.

7. Ký trên dòng ảo

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy thực hiện hành động tẻ nhạt là ký một tài liệu hoặc ký một thứ gì đó rất cần thiết hiện đại với DocuSign Tiện ích bổ sung Google Tài liệu. Với DocuSign tại chỗ, việc thêm hoặc yêu cầu chữ ký chỉ đơn giản như nhấp vào lệnh để khởi chạy ứng dụng, sau đó chỉ định xem bạn đang tự ký hay yêu cầu chữ ký từ người khác.

Nếu bạn là người ký, DocuSign sẽ hiển thị một công cụ để bạn có thể đóng dấu chữ ký của mình hoặc bất kỳ thông tin nào khác vào bất kỳ nơi nào cần đến trong tài liệu. (Dịch vụ cho phép bạn tải lên hoặc tạo chữ ký một lần và sau đó lưu trữ trong tài khoản của bạn để sử dụng liên tục.) Nếu bạn là người yêu cầu chữ ký, nó sẽ giúp bạn gửi tệp đến bất kỳ ai cần nó — sau đó đi bộ họ thông qua hành động đặt chữ ký của họ ở những nơi thích hợp và thông báo cho bạn khi chứng thư được thực hiện.

Tính dễ sử dụng và tích hợp liền mạch của DocuSign với Google Documents khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng để ký tài liệu điện tử.

DocuSign hoàn toàn miễn phí cho việc ký tài liệu. Đối với việc yêu cầu chữ ký, bạn sẽ nhận được một vài phần mềm miễn phí nhưng cuối cùng sẽ cần tăng lên một gói trả phí ; những người đó bắt đầu từ $ 10 một tháng cho cá nhân hoặc $ 25 một người dùng mỗi tháng cho doanh nghiệp.

Bạn đã sẵn sàng cho các mẹo mở rộng hơn nữa về Google Tài liệu chưa? Hãy xem bộ sưu tập của tôi gồm 25 điều cực kỳ hữu ích mà bạn không biết Tài liệu có thể làm được.

Và nếu bạn muốn nhận được sự trợ giúp nhiệt tình về kiến ​​thức của Google trong hộp thư đến của bạn vào mỗi Thứ Sáu, hãy đăng ký Bản tin Android Intelligence —Chỉ một email mỗi tuần, trực tiếp từ tôi cho bạn.