18 Cài đặt Gmail sẽ thay đổi cách bạn nghĩ về hộp thư đến của mình

Làm cho hộp thư đến của bạn hiệu quả và hiệu quả hơn với các tùy chọn dễ bị bỏ qua này.

18 Cài đặt Gmail sẽ thay đổi cách bạn nghĩ về hộp thư đến của mình

Khi nói đến quản lý email, bạn cần mọi lợi thế có thể có được.



Google nhận ra điều này. Công ty đã đóng gói Gmail với hàng chục tùy chọn nâng cao có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và thêm các khả năng mạnh mẽ vào hộp thư đến của bạn. Vấn đề duy nhất là có quá nhiều người trong số họ — nằm rải rác ở rất nhiều nơi — nên quá dễ dàng để bỏ qua thứ gì đó hữu ích.

Tuy nhiên, không phải lo sợ: Tôi đã tìm hiểu mọi ngóc ngách để khám phá các cài đặt bí mật có giá trị nhất của Gmail. Các tùy chọn cấp độ tiếp theo này vượt ra ngoài những điều cơ bản được biết đến rộng rãi và có khả năng định hình lại cách bạn xử lý email của mình. Một số trong số đó dành riêng cho thiết kế Gmail mới, trong khi một số khác áp dụng cho cả phiên bản mới và cổ điển của trang web. (Nhân tiện, hầu hết chúng đều có liên quan chủ yếu đến trang Gmail dành cho máy tính để bàn — trái ngược với các ứng dụng dành cho thiết bị di động — chỉ với một vài ngoại lệ được lưu ý.)



Vì vậy, hãy kích hoạt ngân hàng bộ nhớ của bộ não của bạn: Đã đến lúc nâng cao chỉ số IQ trong hộp thư đến của bạn.

Soạn tin nhắn



1. Gmail mới Tính năng Soạn thư thông minh có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách dự đoán những gì bạn sẽ viết trước khi bạn viết nó —Như tự động hoàn thành cho hộp thư đến của bạn. Nó cũng hoạt động tốt một cách đáng ngạc nhiên và rất dễ bị bỏ qua khi các đề xuất của nó không đúng chỗ.

Soạn thư thông minh giống như tính năng tự động hoàn tất cho hộp thư đến của bạn.

Để dùng thử, trước tiên bạn cần bật tùy chọn Bật quyền truy cập thử nghiệm trong tab Chung của cài đặt Gmail mới. Sau khi bạn nhấp vào nút Lưu thay đổi ở cuối màn hình, Gmail sẽ tự làm mới — và tính năng Soạn thư thông minh sau đó sẽ tự động được kích hoạt. Bạn có thể xác nhận bằng cách quay lại tab Chung của cài đặt và tìm tùy chọn Soạn thư thông minh mới được thêm vào. Miễn là bạn đã chọn Viết đề xuất, thì bạn đã sẵn sàng — và bạn sẽ thấy văn bản tiên đoán của Google hiển thị định kỳ khi bạn viết email mới.

xem trực tiếp cuộc tranh luận trực tuyến



2. Nói về việc tiết kiệm thời gian, hãy tự làm và đi vào phần Nâng cao của cài đặt Gmail mới (hoặc phần Phòng thí nghiệm trong Gmail cổ điển) và bật Câu trả lời soạn trước. Sau khi làm như vậy, bạn sẽ có thể để tạo các mẫu đơn giản mà sau đó có thể chèn vào thư với một vài cú nhấp chuột.

3. Tùy chọn báo lại mới của Gmail thật tuyệt vời — nhưng thời gian tạm ẩn mặc định của nó có thể hoặc có thể không lý tưởng cho lịch trình cá nhân của bạn. Tuy nhiên, đây là một bí mật nhỏ: Bạn có thể tùy chỉnh chính xác thời gian Gmail coi là sáng, chiều và tối bằng cách xem cài đặt của Google Keep (rõ ràng, phải không?). Chỉ cần thay đổi thời gian mặc định cho từng thời điểm trong ngày trong cài đặt của Keep và những thời gian tương tự sau đó sẽ được chuyển sang Gmail — cả trên trang web và trong ứng dụng dành cho thiết bị di động.

4. Theo mặc định, Gmail cung cấp cho bạn một cửa sổ nhỏ ở góc màn hình để soạn thư mới. Nếu bạn muốn viết trong trường ở giữa và toàn màn hình hơn , bạn có thể nhấp vào mũi tên chéo nhỏ ở góc trên bên phải của cửa sổ để thay đổi kích thước và vị trí của cửa sổ. Và nếu bạn luôn luôn muốn viết trong cửa sổ toàn màn hình, có một cài đặt để điều chỉnh hành vi mặc định của Gmail: Nhấp vào biểu tượng menu ba chấm trong cửa sổ soạn thư, sau đó chọn Mặc định thành toàn màn hình. Điều đó sẽ làm cho tất cả các email trong tương lai của bạn bắt đầu ở chế độ xem lớn, tập trung đó.



5. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể lưu trữ tin nhắn ngay lập tức sau khi trả lời thường xuyên hơn không. Hãy tự lưu một bước và bật nút Gửi và lưu trữ tùy chọn của Gmail, nút này kết hợp gửi và lưu trữ thành một lệnh duy nhất . (Nó không thay thế nút Gửi thông thường; nó chỉ xuất hiện như một nút bổ sung bên cạnh nó.)

Nút Gửi & Lưu trữ kết hợp hai bước thành một

yêu cầu trở lại công việc của bạn

Bạn có thể kích hoạt nó bằng cách tìm tùy chọn Gửi và Lưu trữ trong phần Chung của cài đặt Gmail. Chọn Hiển thị nút ‘Gửi & Lưu trữ’ trong thư trả lời, sau đó nhấn vào nút Lưu Thay đổi ở cuối trang.

6. Tính năng Hoàn tác gửi của Gmail có thể là một cứu cánh thực sự, nhưng thời lượng hủy mặc định là 5 giây ngắn ngủi không giúp bạn có nhiều thời gian để thay đổi quyết định. Đi tới phần Chung trong cài đặt của Gmail và nhấp vào hộp thả xuống bên cạnh tùy chọn Hoàn tác gửi. Bạn có thể tăng giá trị lên đến 10, 20 hoặc thậm chí 30 giây — điều đó có nghĩa là bạn có thể cho bản thân nửa phút để suy nghĩ lại về bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi .

Đọc thư của bạn

7. Bạn không phải là người thích hộp thư đến theo thẻ của Gmail? Di chuột qua Hộp thư đến ở thanh bên trái và nhấp vào mũi tên hướng xuống xuất hiện dọc theo hộp thư đến. Điều đó sẽ cho phép bạn chọn từ năm cấu hình hộp thư đến khác nhau : Mặc định, là thiết lập theo thẻ tiêu chuẩn; Điều quan trọng đầu tiên, chia đôi hộp thư đến của bạn, với các thư mà Google cho là quan trọng ở trên cùng; Thư chưa đọc trước, thao tác tương tự nhưng với các thư chưa đọc chiếm phần trên của màn hình; Được gắn dấu sao đầu tiên, điều này thực hiện chính xác những gì bạn nghĩ; và Hộp thư ưu tiên, cho phép bạn tạo tối đa bốn phần có thể tùy chỉnh để phân tách các loại thư khác nhau.

8. Nếu bạn đang sử dụng cấu hình hộp thư đến theo tab mặc định, hãy kiểm soát cách hoạt động của nó bằng cách xem trong phần Hộp thư đến trong cài đặt của Gmail. Ở đó, bạn có thể đơn giản hóa mọi thứ một chút bằng cách hủy kích hoạt các tab bạn không muốn hiển thị (nguyên nhân gây ra các thông báo sẽ đã được phân loại trong chúng để chuyển sang tab thích hợp nhất tiếp theo). Bạn cũng có thể kích hoạt một tùy chọn tiện dụng để mọi thư bạn gắn dấu sao luôn hiển thị trong tab Chính của mình, bất kể chúng được sắp xếp ở đâu ban đầu.

9. Nếu Hộp thư ưu tiên là tách trà của bạn, hãy vào cùng phần Hộp thư đến đó trong cài đặt của Gmail để định cấu hình các phần trong hộp thư đến của bạn theo bất kỳ cách nào mà trái tim bạn mong muốn . Các khả năng ở đó thực tế là vô tận.

Cài đặt Hộp thư ưu tiên của Gmail mang lại cơ hội lớn nhất để tùy chỉnh và kiểm soát chính xác cách tổ chức hộp thư đến của bạn.

10. Bất kể bạn chọn thiết lập hộp thư đến nào, hãy đảm bảo thử nghiệm với các chế độ mật độ của Gmail để tìm kiểu hiển thị hộp thư đến phù hợp nhất với bạn . Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang web. Trong Gmail cổ điển, bạn sẽ thấy các tùy chọn cho mật độ Thoải mái, Ấm cúng hoặc Nhỏ gọn ngay trong menu chính đó; trong Gmail mới, trước tiên bạn cần chọn Mật độ hiển thị và sau đó sẽ thấy các tùy chọn cho Mặc định, Thoải mái và Nhỏ gọn. Lưu ý rằng Mặc định đặt các bản xem trước tệp đính kèm mới được thêm vào chế độ xem hộp thư đến của bạn, trong khi Thoải mái và Nhỏ gọn ẩn thông tin đó.

11. Ngăn xem trước của Miss Outlook, nơi bạn có thể đọc thư trong khi vẫn xem hộp thư đến của mình? Gmail thực sự cung cấp một chế độ xem tương tự hiển thị mọi thứ cùng một lúc . Tìm trong phần Lab của cài đặt Gmail cổ điển hoặc phần Nâng cao trong cài đặt của Gmail mới và bật tùy chọn có nhãn Ngăn xem trước. Điều đó sẽ đặt một biểu tượng bốn dòng mới bên cạnh nút cài đặt ở khu vực trên cùng bên phải của hộp thư đến của bạn. Nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh nó và bạn có thể chọn thực hiện phân tách theo chiều dọc — trong đó bất kỳ thư nào bạn chọn sẽ xuất hiện ở bên phải hộp thư đến của bạn — hoặc phân tách theo chiều ngang, trong đó các bản xem trước thư xuất hiện bên dưới hộp thư đến của bạn.

Cài đặt Ngăn xem trước cho phép bạn xem nội dung của email mà không cần rời khỏi hộp thư đến của mình.

làm thế nào để nghe qua ứng dụng tường

Hãy nhớ xem trong phần Chung của cài đặt Gmail vì một tùy chọn có nhãn Ngăn Xem trước sẽ cho phép bạn kiểm soát thời gian bạn có thể mở thư trong ngăn trước khi thư được đánh dấu là đã đọc.

12. Let’s not kid yourself: Không ai thích phân trang. Quay lại phần Chung của cài đặt Gmail và tìm tùy chọn Kích thước trang tối đa. Bạn không thể tắt hoàn toàn tính năng phân trang, nhưng bạn có thể hiển thị tối đa 100 cuộc hội thoại cùng một lúc —Và nếu bạn có nhiều hơn bao nhiêu mục vẫn còn trong hộp thư đến của mình, anh bạn, bạn gặp phải vấn đề lớn hơn.

Tối ưu hóa và tổ chức

13. Các ngôi sao của Gmail cung cấp một hệ thống tuyệt vời để đánh dấu các thư quan trọng — vậy tại sao bạn không nâng mọi thứ lên một tầm cao và thậm chí là chính mình hơn cách để chỉ định các chủ đề đòi hỏi sự chú ý? Dòng Dấu sao trong phần Chung của cài đặt Gmail cho phép bạn thêm tới 11 biểu tượng bổ sung vào danh sách các khả năng gắn dấu sao tin nhắn của bạn , với các tùy chọn khác nhau, từ các ngôi sao có màu khác nhau đến các biểu tượng dấu chấm than, dấu chấm hỏi và dấu kiểm.

Chỉ cần kéo và thả bất kỳ biểu tượng nào bạn muốn vào danh sách Đang sử dụng và chú ý đến thứ tự: Đó là thứ tự áp dụng các biểu tượng — vì vậy nếu bạn đặt một ngôi sao màu tím ở vị trí thứ hai và một dấu chấm than ở thứ ba, nhấp vào trường dấu sao của thư hai lần sẽ gán dấu sao màu tím cho thư đó, trong khi nhấp ba lần sẽ tạo dấu chấm than cho thư.

14. Làm cho hộp thư đến của bạn hiệu quả hơn bằng cách dọn dẹp đống lộn xộn và chỉ để lại những nhãn bạn cần . Trong phần Nhãn của cài đặt Gmail, bạn sẽ tìm thấy các lệnh để ẩn bất kỳ nhãn hoặc danh mục nào mà bạn không thường xuyên truy cập khỏi danh sách nhãn — danh sách dài và thường xuyên đó trong thanh bên trái của hộp thư đến của bạn. Bạn vẫn có thể truy cập các nhãn ẩn đó; chúng sẽ chỉ được giấu bên dưới tùy chọn Thêm và do đó, hầu hết thời gian của bạn, vì vậy bạn có thể dễ dàng tập trung hơn và tìm thấy những tùy chọn mà bạn sử dụng nhiều nhất.

15. Ứng dụng Task liên kết với Gmail mới hiện tại chưa được tích hợp vào hệ sinh thái của Google một cách đáng kể, nhưng bạn có thể kết nối các công việc của bạn với Lịch Google của bạn —Nếu bạn biết cách: Mở Trang web Lịch Google . Xem phần Lịch của tôi ở bên trái màn hình? Bạn sẽ thấy một tùy chọn bên trong nó có nhãn Nhắc nhở.

công nhân tổng hợp các giá trị bộ phận cơ thể

Nhấn vào biểu tượng menu ba chấm dọc theo dòng đó và chọn Chuyển sang Công việc. Mọi công việc mà bạn ấn định ngày trong thanh bên Nhiệm vụ của Gmail hoặc ứng dụng di động Nhiệm vụ độc lập giờ đây sẽ tự động xuất hiện trong lịch của bạn. Chỉ cần lưu ý rằng tính năng này thay thế việc tích hợp các lời nhắc thông thường của Google được tạo thông qua Trợ lý, Keep hoặc hộp tìm kiếm của Google.

16. Bạn có thể biết về các phím tắt của Gmail, phải không? (Nếu chưa, hãy kích hoạt chúng — ngay bây giờ — trong phần Chung của cài đặt Gmail.) Tuy nhiên, bạn có thể không biết nhưng bạn có thể tạo các phím tắt tùy chỉnh của riêng bạn Cũng vậy: Hãy tìm trong phần Labs của Gmail cổ điển hoặc phần Nâng cao của Gmail mới để kích hoạt tùy chọn, sau đó tìm phần Phím tắt mới trong cài đặt của bạn.

Tạo phím tắt tùy chỉnh phù hợp với bạn thông qua cài đặt Phím tắt tùy chỉnh của Gmail.

Tại đó, bạn có thể thay đổi bất kỳ phím tắt mặc định nào hoặc bổ sung chúng bằng các tùy chọn phụ. Một điều chỉnh siêu hữu ích mà tôi thích — lấy cảm hứng từ Hộp thư đến của Google — là thêm phím tắt đơn giản i như một cách nhanh hơn để chuyển trực tiếp từ bất kỳ đâu đến hộp thư đến của tôi.

17. Cho dù đó là chú Geoffrey hay danh sách gửi thư vẫn không ngừng hoạt động, luôn có một lực lượng khó chịu nào đó thường xuyên lấp đầy hộp thư đến của bạn bằng những thứ rác không liên quan. Gmail có một cài đặt bị chôn vùi để loại bỏ những mảnh vụn khó chịu vĩnh viễn ra khỏi tóc của bạn : Trong khi xem tin nhắn, hãy nhấp vào biểu tượng menu ba chấm ở góc trên bên phải (ngay bên phải biểu tượng trả lời), sau đó chọn tùy chọn Chặn. Mọi email từ địa chỉ đó sẽ tự động đi thẳng vào thư mục spam của bạn từ đó trở đi — và nếu bạn có suy nghĩ kỹ, bạn có thể quản lý danh sách các địa chỉ bị chặn của mình trong phần Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn trong cài đặt của Gmail.

18. Sử dụng Gmail mới? Hãy dành một chút thời gian để thiết lập chế độ ngoại tuyến của nó trước khi bạn thực sự cần. Không giống như tùy chọn ngoại tuyến phức tạp trong phiên bản Gmail cổ điển, chế độ ngoại tuyến này hoạt động giống như trang web Gmail thông thường; tất cả những gì bạn phải làm là mở trang web trước bạn mất kết nối. Miễn là bạn đang sử dụng Chrome 61 trở lên, thì bạn sẽ có thể xem qua tin nhắn của bạn và soạn email mới như thể bạn đang trực tuyến, không cần Wi-Fi . (Mọi email bạn soạn khi ngoại tuyến sẽ được lưu trong thư mục Hộp thư đi mới và sau đó được gửi ngay sau khi bạn kết nối lại.)

Tùy chọn này nằm trong phần Ngoại tuyến được đặt tên phù hợp trong cài đặt của Gmail mới. Hãy thiết lập nó theo cách phù hợp với bạn, hãy nhớ nhấn Save — và sau đó hãy yên tâm khi biết rằng lần sau khi kết nối internet của bạn bị gián đoạn, tất cả email của bạn sẽ vẫn ở đó và chờ đợi.